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KanzleiVoice

Mail und Telefon für Steuerkanzleien

Die Stelle, die Sie suchen,
haben Sie längst.

Sie steckt im Postfach und am Telefon. KanzleiVoice liest jede Mandantenmail, ordnet sie zu und schreibt die Antwort vor – Ihre Fachkraft klickt nur noch auf „Senden“. Acht von zehn Mails sind Routine: Für sie sinkt die Bearbeitungszeit um 80 %.

Kostenlos & unverbindlich. Demonstration an Ihren eigenen Abläufen · stufenweise eingerichtet · nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.

  1. Mail kommt rein
  2. KanzleiVoice bereitet vor
  3. Sie klicken „Senden“
Mehmet YilmazYilmaz Transporte GmbH · 08:14

Belege September

Hallo Frau Weber, anbei die fehlenden Belege für September. Fehlt noch etwas?

Tankbeleg.jpgRechnung_0815.pdfKontoauszug_09.pdf
  • Mandant erkannt: Yilmaz Transporte GmbH
  • Zuständig: Sandra Weber
  • 3 Belege zugeordnet – September vollständig
Antwort vorbereitet

Guten Tag Herr Yilmaz, vielen Dank – die Belege für September sind vollständig bei uns. Viele Grüße, Sandra Weber

Ihr Teil: prüfen und senden
10
Jahre Branchenerfahrung
400+
Steuerkanzleien begleitet
§ 203
Verschwiegenheit gewahrt
DE
DSGVO-konform, Server in Deutschland
Das Problem

Ausgelastet – und trotzdem den ganzen Tag unterbrochen

Ihre Fachkräfte arbeiten die Mandate ab, aber zwischendurch kommen Mails, Anrufe und Rückfragen. Dazu fordern sie selbst Unterlagen an, stimmen Rückrufe ab und laufen Mandanten hinterher.

Die Facharbeit passiert erst ab vier

Tagsüber holt jede neue Mail und jeder Anruf die Fachkraft aus der Akte. Bis sie wieder drin ist, vergehen jedes Mal Minuten. Die richtige Arbeit bleibt für den Abend.

Im Urlaub kommt nur die Abwesenheitsnotiz

Mandanten schreiben direkt an „ihre“ Fachkraft. Ist sie zwei Wochen weg, bleibt die Mail liegen – bis der Mandant anruft.

In der Fristenphase geht gar nichts mehr

Ausgerechnet in den vollsten Wochen landen die einfachsten Anfragen bei den teuersten Leuten. Und die offene Stelle bleibt seit Monaten unbesetzt.

Der Inhaber ist die letzte Instanz

Was niemand sonst beantworten kann, landet beim Steuerberater selbst – am Telefon wie im Postfach. Abends werden die Akten abgearbeitet, die tagsüber liegengeblieben sind.

Der übliche Weg

„Wir brauchen mehr Fachkräfte.“ Also wird inseriert, ein Personalberater beauftragt, das Gehalt erhöht. Nur meldet sich kaum jemand – und wer kommt, ist zu teuer oder fachlich nicht auf dem Stand. Oder man wartet auf die KI, die gerade in die Kanzleisoftware kommt.

Was wirklich los ist

Die Kanzlei hat die Stelle längst. Sie kann sie nur nicht sehen.

Ihre Fachkräfte machen immer noch Aufgaben, die längst automatisiert sein könnten: Mails lesen und zuordnen, Standardantworten schreiben, Unterlagen hinterherlaufen, Anrufe annehmen, für die es keine Fachkraft braucht. Über den Tag ist die Stelle in Zwei-Minuten-Stücke zerlegt – und taucht in keiner Auswertung auf.

Die KI in der Kanzleisoftware holt sie nicht zurück. Sie hilft bei der Arbeit in DATEV – die Unterbrechungen kommen aber aus Postfach und Telefon.

Wo die Stelle steckt

Eine nüchterne Rechnung für drei Fachkräfte

Niemand sieht diese Zeit, weil sie sich in kleinen Stücken über den Tag verteilt. Zusammengerechnet ist sie mehr als eine halbe Stelle – und der größte Teil davon ist Routine.

1 Std.pro Fachkraft und Tag im Postfach: 15 Mandantenmails à vier Minuten. Rund 80 % davon sind Routine.
25 Std.im Monat für Unterbrechungen: fünfmal am Tag aus der Akte gerissen, jedes Mal fünf Minuten, bis man wieder drin ist.
70–80 %der Anrufe sind Standard: Belegstatus, Terminwunsch, „ist mein Bescheid schon da?“. Keiner braucht eine Fachkraft – trotzdem landet jeder dort.

Und eine zusätzliche Kraft? Kostet mit Nebenkosten 3.000 bis 5.000 € im Monat – und bekommt dieselben Unterbrechungen. Krank, im Urlaub, irgendwann wieder weg.

Der Mechanismus

So holt KanzleiVoice die Stelle zurück

KanzleiVoice holt jedes Anliegen dort ab, wo es entsteht – im Postfach und am Telefon – und trennt es in zwei Stapel: Fachliches geht vorbereitet an die richtige Person, Standard erledigt KanzleiVoice selbst oder legt es mit fertiger Antwort hin.

Schaubild: E-Mails, Anrufe, Formulare, Apps und Portale sowie weitere Tools laufen bei KanzleiVoice zusammen. KanzleiVoice versteht jedes Anliegen, sortiert es nach Mandant, Vorgang und Dringlichkeit, bereitet Antwort, Protokoll oder Aufgabe vor, verteilt es an die richtige Person und hält bei fehlenden Unterlagen und Zusagen nach. Ihr Team prüft und gibt frei – bei DATEV-Anbindung ist es per Klick in die Akte übertragbar.

Abholen

Jede Mail wird gelesen, jeder Anruf angenommen – auch wenn gerade niemand Zeit hat. Anhänge werden erkannt und mitgelesen.

Auf zwei Stapel sortieren

Fachliches auf den einen, Belegstatus, Terminwunsch und Rückfrage auf den anderen. Werbung wird gebündelt, Anfragen und Bewerbungen liegen getrennt.

Vorbereiten oder selbst erledigen

Für Standardanliegen liegt die Antwort fertig bereit – Ihre Fachkraft klickt auf „Senden“. Fachliches kommt mit Kurzfassung, Frist und Akte.

Nachhalten

Fehlende Unterlagen, Zusagen und offene Rechnungen werden per Mail und auf Wunsch per Anruf erinnert – bis die Sache erledigt ist.

Per Klick zu DATEV

Was in die Akte gehört, übergeben Sie per Klick. Bei DATEV-Anbindung landet es dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.

Nichts geht ohne Ihre Freigabe an einen Mandanten. Automatisch läuft nur, was Sie ausdrücklich eingeschaltet haben – etwa die Erinnerung an fehlende Belege. Am Beispiel einer Mail ansehen

Am Beispiel einer Mail

Eine Mail. Ein Klick. Erledigt.

Wählen Sie eine Mail aus dem Posteingang. Rechts sehen Sie, was KanzleiVoice daraus macht – und was für Ihr Team noch übrig bleibt.

Posteingang · Kanzlei Berg & Kollegen

Routine · Antwort vorbereitet

Belege nachgereicht – die Antwort liegt bereit

  • Mandant erkannt: Yilmaz Transporte GmbH
  • Zuständig: Sandra Weber
  • 3 Belege gelesen und dem Vorgang „Buchhaltung September“ zugeordnet
  • Unterlagen vollständig – die Erinnerung an fehlende Belege endet von selbst
Antwort vorbereitet

Guten Tag Herr Yilmaz, vielen Dank – die Belege für September sind vollständig bei uns. Wir melden uns, falls noch etwas fehlt. Viele Grüße, Sandra Weber

Ihr Teil: prüfen und senden
Heute4:00 Min.
Mit KanzleiVoice0:48 Min.

80 % weniger Bearbeitungszeit

Acht von zehn Mails sind Routine: Für sie sinkt die Bearbeitungszeit um 80 % – aus vier Minuten werden 48 Sekunden. Fachliches bleibt bei Ihrem Team, mit allem, was es für die Entscheidung braucht.

Zeiten je Mail: typische Beispielwerte.
Am Telefon

So klingt die Telefon-KI im Alltag

Vier typische Anrufe. Routine erledigt die Telefon-KI selbst, Fachliches geht mit Notiz an Ihr Team.

KI
KanzleiVoiceKanzlei Berg & Kollegen, guten Tag. Was kann ich für Sie tun?
M
MandantinGuten Tag, Petra Lange. Ich wollte fragen, ob meine Steuererklärung schon beim Finanzamt ist.
KI
KanzleiVoiceGern, Frau Lange. Ihre Einkommensteuererklärung 2025 ist seit dem 12. September beim Finanzamt. Sobald der Bescheid da ist, prüft Frau Weber ihn und meldet sich bei Ihnen.
M
MandantinPrima, dann warte ich einfach ab.
KI
KanzleiVoiceGenau. Ich gebe Frau Weber eine kurze Notiz, dass Sie angerufen haben. Einen schönen Tag noch!
KI
Notiz an Sandra WeberPetra Lange hat nach dem Stand der Einkommensteuer 2025 gefragt. Auskunft aus der Akte gegeben, kein Rückruf nötig.

Hören Sie selbst. Rufen Sie die KanzleiVoice Telefon-KI an: kurz eintragen, Nummer erhalten, anrufen.

Das Kanzlei-Cockpit

Eine Liste für Ihr Team. Der Überblick für Sie.

Jede Karte ein Anliegen, jede Karte eine Hauptaktion. Schalten Sie um: So sieht es Ihr Team – und so sehen Sie es als Inhaber.

Für Ihre Fachkräfte

Eine Liste statt Postfach, Telefonzettel und Wiedervorlage. Sie ist leer, wenn alles erledigt ist.

Für die Vertretung

Ist jemand im Urlaub, sieht die Vertretung, was ansteht – mit vorbereiteter Antwort und dem ganzen Verlauf.

Für Sie als Inhaber

Der Kanzlei-Überblick zeigt, wo es hakt, wer wen vertritt und wie viel Zeit eingespart wurde – jede Woche auch als kurzer Bericht per Mail.

Optionale Anbindung

Per Klick zu DATEV.

KanzleiVoice ersetzt DATEV nicht, sondern arbeitet davor: im Postfach und am Telefon. Die KI in DATEV hilft bei der Arbeit in DATEV – die Kommunikation passiert in Mail und Telefon. Bei einer DATEV-Anbindung kommt beides zusammen:

  • Mandanten zuordnen – bekannte Bestandsmandanten müssen nicht doppelt gepflegt werden.
  • Zuständigkeiten berücksichtigen – vorhandene Ansprechpartner können bei der Zuordnung berücksichtigt werden.
  • Per Klick übergeben – Mails, Gesprächsnotizen und erkannte Fristen können dem bestehenden Mandantenkontext zugeordnet übergeben werden.

Ihr Team arbeitet weiter in seiner gewohnten DATEV-Umgebung.

Bausteine

Sie starten dort, wo es am meisten bringt

Wir richten KanzleiVoice stufenweise ein: zuerst, was mit wenig Aufwand viel entlastet. Ausgebaut wird, wenn Ihre Kanzlei so weit ist – nicht nach einem festen Plan.

Baustein 01

Postfach: Mails vorbereiten

Jede Mail wird gelesen und dem Mandanten und der zuständigen Person zugeordnet, Anhänge werden erkannt. Die Antwort liegt vorbereitet bereit – Ihre Fachkraft prüft und sendet.

Werbung wird gebündelt, Anfragen, Bewerbungen und Persönliches liegen getrennt. Im Urlaub sieht die Vertretung, was ansteht.

Mails zuordnenAntwort vorbereitenAnhänge erkennenWerbung bündeln
Das Ergebnis

Mehr Zeit. Weniger Stress.

Was sich in Ihrer Kanzlei ändert, wenn Postfach und Telefon nicht mehr den Tag zerlegen.

Acht von zehn Mails in einem Fünftel der Zeit

Routine liegt fertig vorbereitet bereit: prüfen, senden, erledigt.

Facharbeit am Stück

Ihre Fachkräfte werden nicht mehr mitten aus der Akte geholt. Die Liste wird abgearbeitet, wenn es passt.

Nichts geht unter – auch nicht im Urlaub

Jede Mail landet bei der zuständigen Person oder ihrer Vertretung, mit vorbereiteter Antwort.

Kein Engpass im Sekretariat

Standardanrufe nimmt die Telefon-KI an. Ihr Sekretariat kümmert sich um das, was einen Menschen braucht.

Nachhalten läuft von selbst

Fehlende Unterlagen, Zusagen und offene Rechnungen werden erinnert, bis sie da sind – und dann nicht mehr.

Die Kanzlei läuft, auch wenn jemand ausfällt

Verlauf und Stand liegen in der Mandantenakte, nicht im Kopf einzelner Personen.

Die Rechnung

Fast 70 Stunden im Monat – bei 12 Mitarbeitern

Am Telefon übernimmt KanzleiVoice rund 60 % der Anrufe komplett, dazu das Nachfassen. Im Postfach sinkt die Bearbeitungszeit für acht von zehn Mails um 80 %. Zusammen landen bei 12 Mitarbeitern fast 70 Stunden im Monat nicht mehr bei Fachkräften – ohne zusätzliche Stelle. Rechnen Sie mit Ihren Werten nach.

Rechner

Wie viel Zeit bekommt Ihr Team pro Monat zurück?

Drei Angaben und zwei Klicks – der Rest sind typische Werte aus Steuerkanzleien.

Wer nimmt heute Anrufe an?
Fehlende Unterlagen nachfassen

In der Demonstration rechnen wir mit Ihren tatsächlichen Zahlen.

~70 hpro Monat, die Ihr Team zurückbekommt – davon Postfach ~40 h, Telefon und Nachfassen ~30 h
0,4Vollzeitäquivalent – ohne zusätzliches Personal
~720Mails pro Monat, für die die Antwort fertig bereitliegt
8.400 €ist diese Zeit bei Ihrem Stundensatz wert – eine zusätzliche Fachkraft kostet mit Nebenkosten 3.000 bis 5.000 € im Monat
Ehrlich gesagt

Für wen das taugt – und für wen nicht

Wir sagen lieber vorher ab, als hinterher zu enttäuschen.

Ab sechs Mitarbeitern

Darunter trägt das Aufkommen aus Postfach und Telefon den Aufwand nicht. Wir sagen das offen, statt eine Einrichtung zu verkaufen, die sich nicht rechnet.

Wir ersetzen kein Sekretariat

Wir nehmen ihm ab, was keinen Menschen braucht. Was Fingerspitzengefühl verlangt, bleibt bei Ihren Leuten – und die haben dafür wieder Zeit.

Wir ersetzen nicht DATEV

KanzleiVoice arbeitet davor: im Postfach und am Telefon. Ihr Team arbeitet weiter in seiner gewohnten Umgebung.

Wir beraten nicht steuerlich

Die KI liest, sortiert, bereitet vor und beantwortet Standardfragen. Jede fachliche Auskunft bleibt bei Ihrem Team.

Ihre Bedenken

Vier berechtigte Bedenken – und unsere Antwort darauf

Wer eine KI an Postfach und Telefon lässt, sollte skeptisch sein. Deshalb hier die Antworten, bevor Sie fragen müssen.

„Unsere Mandanten wollen einen Menschen.“

Bekommen sie auch. Antworten gehen von Ihrer Fachkraft raus, im Ton Ihrer Kanzlei. Am Telefon verbindet die KI bei Beratungsbedarf zur zuständigen Person. Was sie selbst beantwortet, legen Sie fest.

„Und wenn etwas Falsches rausgeht?“

Nichts geht ohne Ihre Freigabe an einen Mandanten. KanzleiVoice bereitet vor, Ihr Team gibt frei. Automatisch läuft nur, was Sie ausdrücklich eingeschaltet haben – etwa eine Erinnerung an fehlende Belege.

„Wir haben keine Kapazität für ein IT-Projekt.“

Deshalb stufenweise: Wir starten dort, wo wenig Aufwand viel Entlastung bringt, und bauen aus, wenn Sie so weit sind. Einrichtung, Texte, Anbindung und Schulung übernehmen wir.

„Verträgt sich das mit unserem Berufsrecht?“

Genau darauf ist die Einrichtung ausgelegt: Verschwiegenheit (§ 203 StGB), Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Server in Deutschland. Die Details lesen Sie direkt im nächsten Abschnitt.

Recht & Vertraulichkeit

Gebaut für den datensensiblen Einsatz in Kanzleien

Als Steuerkanzlei unterliegen Sie besonderen Pflichten. KanzleiVoice ist darauf ausgelegt, diese zu respektieren – nicht zu umgehen.

Berufliche Verschwiegenheit gewahrt

Die Zusammenarbeit ist auf die Anforderungen der beruflichen Verschwiegenheit (u. a. § 203 StGB) ausgelegt: Beteiligte werden auf das Datengeheimnis verpflichtet, der Zugriff auf Kanzleidaten ist auf das Nötige begrenzt.

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Vor dem Produktivbetrieb schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Verarbeitet wird ausschließlich, was für den vereinbarten Zweck erforderlich ist – weisungsgebunden und dokumentiert.

Server in Deutschland, verschlüsselt

Der Betrieb erfolgt auf Serverstandorten in Deutschland, die Übertragung ist verschlüsselt (TLS). Es findet kein Verkauf von Daten und keine Nutzung für fremde Zwecke statt.

Klares Lösch- und Speicherkonzept

Mails, Gesprächsdaten und Transkripte werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die vereinbarte Bearbeitung nötig ist, und anschließend gelöscht. Aufbewahrungsfristen legen wir gemeinsam fest.

Transparent gegenüber Mandanten

Antworten auf Mandantenmails gehen nur mit Freigabe Ihres Teams hinaus. Am Telefon weist die KI auf Wunsch aus, dass es sich um eine digitale Assistenz Ihrer Kanzlei handelt – Ansage und Wortlaut stimmen wir mit Ihnen ab.

Keine Steuerberatung durch die KI

Die KI erteilt keine steuerliche Beratung. Sie liest, ordnet zu, bereitet vor und gibt abgestimmte Standardauskünfte. Alles Weitere geht an die zuständige Person – die Beratung bleibt bei Ihnen.

Der Einsatz ist auf die Vereinbarkeit mit dem Berufsrecht der Steuerberater ausgelegt. Die konkrete Ausgestaltung – inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag – besprechen wir vor der Einrichtung.

Das Team hinter KanzleiVoice in Grünwald

Kein anonymes Tool, sondern ein Team an Ihrer Seite

Strategie, Technik und laufende Betreuung aus einer Hand – mit festem Ansprechpartner und Sitz in Grünwald bei München.

Das Team kennenlernen →
Tim Gerhard Bruno Wöhler, Gründer von KanzleiVoice
Gründer

Tim Wöhler

Ich habe selbst in einer Steuerkanzlei gearbeitet und dort hautnah erlebt, wie viel Zeit bei den Fachkräften verloren geht: Mails sortieren, Rückrufe abstimmen, Unterlagen hinterherlaufen – und die eigentliche Arbeit bleibt für den Abend.

Seit zehn Jahren arbeite ich mit Steuerkanzleien, über 400 habe ich in dieser Zeit begleitet. Das Muster ist fast überall dasselbe: Die Fachkräfte sind da – nur ihre Zeit geht in der Kommunikation verloren.

KanzleiVoice ist aus genau dieser Erfahrung entstanden: Mandantenkommunikation, die nicht mehr den ganzen Tag zerlegt. Mails kommen vorbereitet an, Anrufe werden angenommen, Unterlagen nachgehalten – und Ihr Team entscheidet, was rausgeht.

Meine Überzeugung: Die Zukunft der Kanzlei ist digital, aber nicht unpersönlich. Mit der richtigen Technologie – sauber eingerichtet und rechtssicher – lassen sich Zeitfresser abbauen und Freiräume schaffen: für Ihre Facharbeit und Ihre Mandanten.

Das Team

Die Menschen hinter KanzleiVoice

KanzleiVoice ist eine Marke der Wöhler Consulting. Dahinter steht ein Team, das Strategie, Technik und Betreuung aus einer Hand zusammenbringt – mit Sitz in Grünwald bei München.

Tim G. B. Wöhler
Tim G. B. WöhlerGründer & Geschäftsführer
Sandro Heine
Sandro HeineKundenberater
Laura Schneider
Laura SchneiderKundenberaterin
Miriam Keller
Miriam KellerKundenberaterin
Julia Äster
Julia ÄsterKundenberaterin
Daniel Schwab
Daniel SchwabEntwickler
Anna Vogt
Anna VogtKundenberaterin
Matthias Krüger
Matthias KrügerEntwickler
Warum jetzt

Wir nehmen pro Monat nur eine begrenzte Zahl Kanzleien auf

Die Einrichtung läuft bei uns persönlich und Stufe für Stufe – nicht über ein Ticketsystem. Das begrenzt, wie viele Kanzleien wir gleichzeitig sauber an den Start bringen.

So geht es los

Anfrage, Erstgespräch, Demo – dann Phase 1

Vier Schritte bis zur ersten Entlastung. Wir fangen klein an: mit dem, was wenig Aufwand macht und viel Zeit zurückbringt.

Abstimmung im Team von KanzleiVoice

Anfrage

Sie fragen eine Demonstration an. Das Formular dauert eine Minute.

Erstgespräch

15 Minuten am Telefon: Wie viel kommt bei Ihnen per Mail und Telefon, wer bearbeitet was, wo klemmt es?

Demo

Wir zeigen Ihnen KanzleiVoice an Ihren eigenen Anliegen und Abläufen. Danach erhalten Sie ein transparentes Angebot.

Phase 1 – einfach und entlastend

Wir starten mit dem Postfach: Mails werden gelesen, zugeordnet und vorbereitet, Ihr Team gibt frei. Weitere Bausteine kommen dazu, wenn Ihre Kanzlei so weit ist.

FAQ

Häufige Fragen

Wie funktioniert KanzleiVoice genau?

KanzleiVoice liest eingehende Mandantenmails, ordnet sie dem Mandanten und der zuständigen Person zu und bereitet für Standardanliegen die Antwort vor. Ihre Fachkraft prüft und sendet mit einem Klick. Fachliches kommt mit Kurzfassung, Frist und Akte. Auf Wunsch nimmt die Telefon-KI Anrufe an, und Erinnerungen an Unterlagen, Zusagen und Rechnungen laufen automatisch.

Geht etwas ohne unsere Freigabe an Mandanten?

Nein. Was an Mandanten rausgeht, gibt Ihr Team frei. Automatisch läuft nur, was Sie ausdrücklich eingeschaltet haben – etwa eine Erinnerung an fehlende Unterlagen, die stoppt, sobald die Unterlage da ist.

Liest KanzleiVoice alle Mails mit?

KanzleiVoice verarbeitet die Postfächer, die Sie freigeben – und nur, um Anliegen zuzuordnen und vorzubereiten. Persönliche Mails gehen nur an die Empfängerin oder den Empfänger. Zugriff, Zweck und Speicherdauer regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Müssen wir unser Mailprogramm wechseln?

Nein. Ihre Postfächer bleiben, wie sie sind. KanzleiVoice wird angebunden und zeigt die vorbereiteten Anliegen in einer Liste. Beim Mandanten kommt die Antwort wie gewohnt von Ihrer Kanzlei an.

Brauchen wir gleich die Telefon-KI?

Nein. Wir richten stufenweise ein und starten mit Phase 1, dem Postfach – einfach und entlastend. Die Telefon-KI kommt dazu, wenn Ihre Kanzlei so weit ist; dafür genügt in der Regel eine Rufumleitung. Ausprobieren können Sie sie schon jetzt.

Was steht in der Präsentation?

16 typische Abläufe aus dem Kanzleialltag, jeweils mit Beispiel, Blick ins Cockpit und Vorher-nachher-Vergleich – 52 Seiten als PDF.

Ist KanzleiVoice datenschutzkonform?

Ja. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf deutschen Serverstandorten mit verschlüsselter Kommunikation. Die Einrichtung ist datensparsam ausgelegt – speziell für den sensiblen Einsatz in Kanzleien. Details im Abschnitt Recht & Vertraulichkeit.

Wie ist der Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt?

Vor dem Produktivbetrieb schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin sind Zweck, Umfang, Weisungsbindung, technisch-organisatorische Maßnahmen sowie Lösch- und Aufbewahrungsfristen festgehalten. Die Zusammenarbeit ist auf die Wahrung der beruflichen Verschwiegenheit (u. a. § 203 StGB) ausgelegt.

Was hören meine Mandanten am Telefon – wird gesagt, dass es eine KI ist?

Das legen Sie fest. Auf Wunsch weist die Ansage transparent aus, dass es sich um eine digitale Assistenz Ihrer Kanzlei handelt. Begrüßung, Wortlaut und Tonalität stimmen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihnen ab.

Wie läuft die Preisgestaltung?

Transparent, kein Paket von der Stange, keine versteckten Kosten. Nach der Demonstration erhalten Sie ein konkretes, nachvollziehbares Angebot für die Bausteine, die Sie wirklich brauchen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Wir starten mit Phase 1, dem Postfach – das ist schnell eingerichtet und entlastet sofort spürbar. Weitere Bausteine bauen wir Schritt für Schritt aus, wenn Ihre Kanzlei so weit ist. Technische Anbindung, Texte und Schulung übernehmen wir.

Müssen wir unsere DATEV-Arbeitsweise dafür ändern?

Nein. KanzleiVoice arbeitet vor DATEV: im Postfach und am Telefon. Auf Wunsch verbinden wir KanzleiVoice mit Ihrer DATEV-Umgebung – dann können vorhandene Mandanten- und Kontaktdaten genutzt und Einträge per Klick übergeben werden. Ihr Team arbeitet weiter dort, wo es ohnehin arbeitet.

Funktioniert das auch mit ADDISON?

Ja. KanzleiVoice ist nicht auf DATEV festgelegt. Auch mit ADDISON lassen sich Mandanten- und Kontaktdaten übernehmen. Den konkreten Umfang der Anbindung klären wir vor der Einrichtung.

Können wir bestimmte Anrufe weiterhin selbst annehmen?

Ja. Über individuelle Regeln und Prioritäten steuern Sie, welche Anrufe die Telefon-KI annimmt und welche direkt an einen Mitarbeiter oder den Inhaber gehen. Sie behalten jederzeit die Kontrolle.

Was passiert bei Sonderfällen oder verärgerten Mandanten?

KanzleiVoice erkennt Eskalationen – etwa eine zweite Beschwerde in kurzer Zeit – und legt sie oben in die Liste. Der Inhaber bekommt die gesendete Antwort zur Kenntnis. Nichts geht verloren.

Wer übernimmt Einrichtung und Support?

Wir – komplett. Sie erhalten einen festen Ansprechpartner und persönlichen Support per Telefon, E-Mail oder Videocall, inklusive laufender Optimierung.

Was ist der Unterschied zwischen KanzleiVoice und KanzleiBrain?

KanzleiVoice automatisiert die Mandantenkommunikation: Mails vorbereiten, Anrufe annehmen, Unterlagen nachhalten – eigenständig buchbar und ohne weiteres Projekt einsetzbar. KanzleiBrain ist unser übergeordnetes Programm für Kanzleien, die mehr angehen wollen: Wir schauen gemeinsam, wo sich mit DATEV, Automatisierung und KI mit wenig Aufwand mehr herausholen lässt, und setzen es Schritt für Schritt um – KanzleiVoice ist darin ein mögliches Modul. Mehr zu KanzleiBrain →

KanzleiVoice + KanzleiBrain

Diese Kombination ist unschlagbar.

KanzleiVoice nimmt Ihrer Kanzlei die Kommunikation ab. KanzleiBrain baut drumherum die Prozesse auf: eine kostenfreie Potenzialanalyse, dann Schritt für Schritt mehr aus DATEV und Automatisierung herausholen – und der KanzleiBrain Assistant, der Ihren Mitarbeitern jederzeit erklärt, wie ein Prozess bei Ihnen läuft.

  • KanzleiVoice übernimmt die Kommunikation – Mails, Anrufe, Erinnerungen.
  • KanzleiBrain richtet die Prozesse dahinter ein – mit wenig Aufwand, in Ihrem Tempo.
  • Der Assistant sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie es bei Ihnen läuft.
KanzleiBrain kennenlernen →
Sind Sie bereit?

Sehen Sie es an Ihrer eigenen Kanzlei

In einer individuellen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie das bei Ihnen aussieht: mit Ihren Anliegen, Ihrem Team und Ihren Abläufen. Wenn es für Ihre Kanzlei nicht passt, sagen wir Ihnen das genauso klar.

Kostenlos & unverbindlich · keine Vorab-Bindung · vorab selbst testen: